4 Fungsi Utama dalam Manajemen

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:

1.Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)

Fungsi Perencanaan
proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi Pengorganisasian
proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Fungsi Pengarahan dan Implementasi
proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
- Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
- Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
- Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi Operasional dalam Manajemen
Pada pelaksanaannya, fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya. secara operasional, fungsi planning untuk sumber daya manusia akan berbeda dengan fungsi planning untuk sumber daya fisik/alam, dan sebagainya.

Manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan menjadi fungsi-fungsi :
1. Manajemen Sumber Daya Manusia
2. Manajemen Pemasaran
3. Manajemen Operasi/Produksi
4. Manajemen Keuangan
5. Manajemen Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah

Manajemen Pemasaran
Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan

Manajemen Produksi
Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi

Manajemen Keuangan
Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal
yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang dijalankan

Manajemen Informasi
Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat.

- See more at: http://kiteklik.blogspot.com/2010/11/4-fungsi-utama-dalam-manajemen.html#sthash.koNkm8DQ.dpuf

SOP adalah

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. 

Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah dijalankan  selama bertahun-tahun. 

• Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para karyawan sebelumnya. 

Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan yang  menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja.

 Tentu saja hal ini akan sangat menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. 

Sistem tersebut yang kemudian dikenal sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).

 Definisi SOP

1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function (International Conference on Harmonisation / ICH)).
2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)
   
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
6. 
   

Tujuan Pembuatan SOP

1.  Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP dibuat ?

• Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
• Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
• Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
• Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan menggunakan SOP

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

Jenis SOP

• Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
• Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
• Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

Bentuk SOP

• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)

Untuk siapa SOP dibuat ?

• SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager.  SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
• Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa pembuat SOP ?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).

Prosedur dan Langkah SOP

• Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
• Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
• Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

• Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
• Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah

• SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
• Memenuhi kriteria manual SOP
• Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

Kriteria Manual SOP

• Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail,  sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan   observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
• Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
• Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
• Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
• Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
• Layak Audit
• Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Pembuatan SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
• Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
•  Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
• Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Prinsip Pembuatan SOP

• Panjang vs Pendek
• Jelas vs Tidak Jelas
• Bertelete – tele vs Ringkas

Tingkat Rincian

•  Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol – Simbol Diagram Alir

Basic Flowchart

Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan.  Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

Hambatan – hambatan dalam penyusunan SOP

• Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi,  jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.

• Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional;  Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.

• Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;  dan tekanan Manajerial.

• Hambatan Personal, misal  tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau  kurang,  setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak  diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Kesuksesan Penerapan SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :

1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing,  memberikan pengarahan dan instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP  sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP.  SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.

Contoh – contoh SOP :

Contoh SOP_1

Contoh SOP_2

Contoh SOP_3

TEKNIK MENYUSUN SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut-".Menentukan tujuan yang ingin dicapai.&.Membuat rancangan a#al..Melakukan e%aluasi internal.+.Melakukan e%aluasi eksternal.6.Melakukan uji coba.:.Menempatkan prosedur pada unit terkait.;.Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.
G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan bah#a output yang dikehendaki dapat di#ujudkan yaitu-".Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.&.Salinan'kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap

diakses oleh semua pengguna potensial..Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan eekti.+.Ada mekanisme untuk memonitor'memantau kinerja, mengidenti$kasi masalah!masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
PENUTUP
 0emikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya pengetahuan dankurangnya rujukan atau re%erensi yang ada hubungannya dengan makalah ini. 0an kami juga sangat mengharapkan yang membaca makalah ini

akan bertambah moti%asinya danmenggapai cita!cita yang di inginkan, karema saya membuat makalah ini mempunyai arti penting yang sangat mendalam Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya.Sekian penutup dari kami semoga berkenan di hati dan kami ucapkan terima kasih yang sebesar!besarnya.
 Terima kasih

https://www.academia.edu/8634744/A._PENGERTIAN_STANDAR_OPERASIONAL_PROSEDUR

http://www.slideshare.net/MohamadHamdan/sop-base-on-kpi

Apa itu SOP?

Apa itu SOP?

SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis,office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.

Kapan menyusun SOP?

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
• SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.
• Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

• Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat.
• Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Siapa yang membuat SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:

1. Penulis SOP (author)
2. Pelaksana di lapangan (employee)
3. Pengawas lapangan (supervisor)
4. Atasan pengawas (manager)

Keuntungan adanya SOP:

• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
• Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
• SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.

Sistem, Prosedur & Langkah

• Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama

• Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi

• Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur

Tips Menyusun SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca

Tips Penulisan SOP

• Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang

Panjang vs Singkat

Panjang:

Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dengan lap tebal jika ada bagian yang basah

Singkat:

Bersihkan kotoran dan noda dari mesin

a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran

b. Gunakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:

Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi

Jelas:

Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi

Bertele-tele vs Ringkas

Bertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yang berbeda warnanya

Ringkas:

Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

Tingkat Rincian

• Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur

• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul

• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yang sederhana (tidak rinci). Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti

Format SOP

• Nama dan logo perusahaan
• Halaman
• Judul
• Kode identifikasi dan kontrol dokumen
• Tujuan
• Lingkup
• Penanggung jawab
• Prosedur
• Kalkulasi/penanganan data/dokumen yang diperlukan
• Penanganan masalah

Jika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih rinci.
Kapan Perlu Working Instruction?

• Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeda

• Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten

Ringkasan

• Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan.

• SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren.

• Prosedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab.

Tung Desem Waringin - Financial Revolution

Tip #1 Tung Desem Waringin Mengambil tindakan menuju gol

24 Prinsip Milyarder yg Mencerahkan (1/4)

Marketing WOWWW

Tip #3 Tung Desem Waringin Gol harus dalam kata kata positif

Tung Desem: Nyontek, Resep Sukses Paling Jitu - Ala Ryan (eps. Kunci Kesuksesan

Tung Desem Waringin - Financial Revolution

5 Jurus Jualan ala Tung Desem Waringin

1. penawaran menarik
2. bisa dipercaya
3. cara yang tepat
4. sampai ke market yang tepat
5. hukum keterbatasan

Cepat Kaya dan Halal

5 Langkah Membuat Strategi Marketing dan Promosi Sukses

Berikut adalah lima hal penting untuk membuat strategi marketing dan promosi yang luar biasa:

1.  Fokus pada solusi

Berikan target pasar apa yang mereka inginkan atau apa yang membuat mereka tertarik untuk melihat. Tawarkan sesuatu yang seolah berteriak “Aku pemecah masalah” atau “Aku solusi cepat”, dan pesan itu akan mendapatkan perhatian.

2.  Bertujuan pada target pasar

Pemasaran yang tidak mencapai target akan diklasifikasikan sebagai pemborosan, tidak efisien atau junk (seperti dalam “junk mail“). Kegiatan marketing yang mencapai target pasarnya tergolong menarik, efektif dan sangat efisien. Kuncinya adalah untuk memberikan target pasar sesuatu yang menarik bagi mereka.

3.  Memiliki pesan yang sangat jelas

Grafis memang bisa menarik perhatian, tapi itu bukan satu-satunya alat untuk mengkomunikasikan pesan. Jangan biarkan pengunjung hanya melihat gambar pada iklan itu! Pakar iklan terkenal, David Ogilvy pernah berkata, “Saya tidak menganggap iklan sebagai hiburan atau sebuah bentuk seni tetapi sebagai media informasi. Ketika saya menulis sebuah iklan, saya tidak ingin Anda sekedar memberitahu tahu bahwa saya kreatif. Saya ingin Anda tertarik hingga Anda membeli produk tersebut.” Anda tidak dapat membuat orang lain memperhatikan pesan-pesan yang membosankan atau tidak jelas.

4.  Gunakan strategi promosi saling berkaitan

 Ini adalah cara lain untuk mendapatkan perhatian, terutama terjadi di kalangan content marketer saat ini. Sederhananya, informasi yang ditawarkan sebagai insentif untuk kontak baru. “Kaitan” ini menjadi prospek! atur pemasaran untuk komunikasi lebih lanjut.

5.  Jawab secara langsung

“Apa untungnya bagi calon pelanggan?”Holiday Inn Express mengiklankan bahwa motel mereka memiliki ” showerhead nomor satu berdasar penilaian pelanggan.” Pernahkah Sahabat diminta untuk menilai sebuah shower? Holiday Inn menemukan ini penting untuk target pasar mereka dan mengkomunikasikan pesan ini langsung kepada mereka. Sukses dalam menjalankan bisnis tidak lepas dari strategi marketing ataupun strategi promosi dari perusahaan. Jika saat kegiatan marketing dan promosi saat ini masih belum membuahkan hasil yang signifikan, semoga 8 langkah di atas berguna dan dapat membantu Anda memenangkan persaingan!Sumber: Sribu.com